Die Trägerzertifizierung nach AZAV – Schritt für Schritt erklärt

Wer als Bildungsträger Bildungsgutscheine oder Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine (AVGS) annehmen möchte, benötigt eine offizielle AZAV-Trägerzertifizierung. Diese Zulassung bestätigt, dass Ihr Unternehmen die Qualitätsanforderungen der Arbeitsförderung erfüllt – ein entscheidender Schritt, um staatlich geförderte Weiterbildungen anbieten zu dürfen.

1. Auswahl der Fachkundigen Stelle

Der erste Schritt besteht darin, eine Fachkundige Stelle auszuwählen. In Deutschland gibt es rund 34 dieser Zertifizierungsstellen, die für die Prüfung und Zulassung zuständig sind.

Es lohnt sich, mehrere Angebote einzuholen und kurz persönlich mit den jeweiligen Ansprechpartnern zu sprechen. So erhalten Sie ein besseres Gefühl für den Ablauf, die Kostenstruktur und die Kommunikationsweise der Stelle.

2. Einreichung der erforderlichen Unterlagen

Nach Abschluss der Verträge mit der Fachkundigen Stelle beginnt die Vorbereitung der Unterlagen. Diese dienen als Nachweis dafür, dass Ihr Träger organisatorisch, fachlich und wirtschaftlich in der Lage ist, Bildungsmaßnahmen durchzuführen.

Typische Unterlagen sind:

• Ihr Qualitätsmanagementhandbuch (QMH)
• Ein Organigramm der Organisation
• Eine Übersicht der Räume und technischen Ausstattung
• Eine Arbeitsmarktanalyse
• Nachweise über Bewertungsmethoden für Maßnahmen
• Ein finanzieller Leistungsfähigkeitsnachweis
• Eine Eigenerklärung
• Ein aktueller Handelsregisterauszug (falls vorhanden)

3. Prüfung durch den Auditor

Ein Auditor der Fachkundigen Stelle prüft anschließend Ihre eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität. Bei Unklarheiten werden häufig Rückfragen gestellt – diese lassen sich in der Regel unkompliziert per E-Mail oder Telefon klären.

4. Das Vor-Ort-Audit

Nach erfolgreicher Dokumentenprüfung folgt das Audit vor Ort. Dabei besucht der Auditor Ihren Bildungsträger, inspiziert die Räumlichkeiten und überprüft die tatsächliche Umsetzung der eingereichten Prozesse.

In einem abschließenden Gespräch werden offene Punkte geklärt, bevor der Auditor eine Empfehlung zur Zertifizierung ausspricht. Diese Empfehlung wird in der Regel von der Fachkundigen Stelle übernommen.

5. Erhalt der Trägerzertifizierung

Nach Abschluss des Verfahrens erhalten Sie Ihr AZAV-Trägerzertifikat, das in der Regel drei bis fünf Jahre gültig ist. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Sie offiziell Bildungsgutscheine der Agentur für Arbeit annehmen und geförderte Maßnahmen anbieten.

6. Das jährliche Überwachungsaudit

Damit die Zertifizierung ihre Gültigkeit behält, findet einmal jährlich ein Überwachungsaudit statt. Dabei wird geprüft, ob Ihr Qualitätsmanagementsystem weiterhin den Anforderungen entspricht und korrekt umgesetzt wird.

Unterstützung durch Akademio

Akademio begleitet Bildungsträger auf dem Weg zur erfolgreichen Zertifizierung.
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl einer geeigneten Fachkundigen Stelle, unterstützen bei der Vorbereitung der Unterlagen und stellen sicher, dass Ihre internen Prozesse optimal dokumentiert sind.

Unsere digitale Lösung spart Zeit, sorgt für klare Strukturen und erleichtert die Kommunikation mit Auditoren – damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Bildung mit Qualität.